Una reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de personas para tratar un tema determinado o bien varios temas sobre los más diversos aspectos. Una reunión se sustenta, entre otras muchas cosas, en la persona que la dirige. Hay que definir de forma muy clara los temas a tratar y los objetivos de la reunión. También hay que hacer una correcta preparación de los temas. Se debe trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación.

 

Llevar la reunión por buen camino

Dirigir una reunión, no es una tarea sencilla. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como la buena educación, los conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenos modales y cualidades. Sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente solo conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.

 

Tipos de reuniones

Podemos decir que existen tantos tipos de reuniones como temas, departamentos o motivos haya para organizarlas (reuniones de ventas, de marketing, de lanzamiento, firmas de acuerdos, tratados, cooperación, de accionistas, de negociación, etcétera). Debido a que esta web, no es un portal sobre economía o empresa (que hay muchos en la red) vamos a dar una organización muy genérica sobre cómo organizar una reunión. Aunque luego cada reunión puede tener sus características particulares, las bases suelen ser bastante comunes en todas ellas.

 

Dónde se organiza una reunión en el mundo de la empresa

Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque parezca una perogrullada, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una gran reunión (como suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala o espacio.

Es un tema bastante importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación). Hacer sentarse a cinco o seis personas, en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Y viceversa. Sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen principio para la reunión.

 

Organizar la reunión: para qué y quién asistir

Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles. Hay que diferenciar la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es una reunión pequeña y de empresa, puede ser el propio director o conductor de la misma quien coloque a los asistentes (el mismo les indica donde situarse). Si la reunión es más numerosa y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Cuando hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel individual.

Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los asistentes a la reunión. Si es preceptivo, se puede dar lugar a una presentación uno a uno de los asistentes, o solamente presentar a los "conductores" o representantes principales de la reunión. Posteriormente, es vital aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:

1. Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.

2. Aportación de puntos de vista de los asistentes.

3. Establecimiento de turnos.

4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

Consejos de interés para tener una reunión exitosa

Hay que suscitar el interés de los participantes desde el principio. Se deben evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos. También hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión.

Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo. Tenemos que procurar la participación de todos los asistentes. Es recomendable evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.

Decoración: crear un ambiente agradable

Aparte de lo expuesto, se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea productiva. Además de algún sencillo elemento decorativo (como un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etcétera.

En todas las mesas suele haber botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té, carpetas con documentación, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la reunión). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión.

Detalles: el trabajo y la seriedad no tiene que ver con la austeridad

Se deben cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede ser escoger las flores de un simple Centro de Mesa .

Clases de mesas para las reuniones de trabajo

Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las mesas pueden ser:

1. Mesa de herradura

También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.

2. Mesa circular

Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos. También ofrece una mayor cordialidad.

3. Mesa con forma de polígono

Las formas poligonales son muy usadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.

4. Mesa rectangular

Empleada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.

5. Mesa oval

Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las cabeceras (al igual que las presidencias de una comida). Sistema Inglés , con las presidencias en las cabeceras. O sistema francés, con las presidencias en el centro de la mesa.

Reuniones 'especiales': Juntas

Una junta no es más que una reunión de varias personas para tratar de un asunto: municipal, reunión de concejales con un número igual de vocales asociados, para la aprobación de presupuestos y otros asuntos importantes; de accionistas, para aprobar las cuentas de la sociedad de la que son partícipes, y tratar cualquier otro asunto referente a la misma.

En definitiva, una junta es un tipo de reunión especial, de las muchas existentes, pero cercana a muchas personas que invierten sus ahorros en las grandes empresas. Respecto a los detalles de organización, son comunes a los anteriormente vistos, con alguna particularidad como: suele haber una mesa principal, la presidencial y los accionistas distribuidos, por regla general, en una gran espacio como puede ser un patio de butacas (de un teatro, por ejemplo) o sillas en un pabellón o gran recinto. Se les facilita una carpeta con una documentación y el orden del día, y como peculiaridad, es habitual que haya dos convocatorias, para acudir a la misma.